Я — мама двоих детей, работающая в декрете, и фанат тайм-менеджмента (без него уже давно бы кони двинула). Каждый день у меня проходит под лозунгом «Главное — не сбиться!», поэтому по управлению временем я прочитала с десяток книг.
Большинство из них повторяют друг друга и работают, только если вы уже очень дисциплинированный человек и сами можете давать советы по организации чего угодно. А я, хоть и зануда, но разгильдяйка. Но эти техники — алмазы! — работают даже у меня!
Техника «Сбор»
Представьте. Вы на работе, пишете отчет или вот, как я сейчас, статью. Это требует внимательности и концентрации. И тут в голове, как вспышка, мысль: «Так, у сына скоро день рождения, надо заказать шарики!» Вы отмахиваетесь: «Спокойно, еще три недели, успеется. Так, что я делала?»
Словно муха, мысль про шарики отлетает и возвращается. Через каждые 5 минут она кричит: «Шарики! Мы точно про них забудем!» Вскоре вы понимаете, что сосредоточиться все равно не получается — и заказываете чертовы шарики. А потом открываете инстаграм — и понеслась.
Это происходит потому, что мозг очень боится что-то забыть и ненавидит незавершенные дела. Он будет терзать и постоянно отвлекать вас внезапными мелочами.
Техника «Сбор». Записывайте каждую назойливую мысль, как только она возникла, на отдельный лист или в телефон, а вечером разберите собранный список и запланируйте как задачи.
Разберите электронную почту
У большинства в почте — тысячи непрочитанных писем, которые все пребывают. Поэтому искать важный email для многих — боль.
Я часто работаю с правками, подписями и документами, поэтому мне важно фиксировать, кто что согласовал, и за секунды находить любое письмо по любой теме. В этом мне помогают 4 правила идеального порядка для электронной почты:
1. Папка «Входящие» на начало дня должна быть пустой. Тогда новые письма будут сразу видны, а не станут копиться как снежный ком.
2. Не используем автоматическую сортировку писем (разве что для рассылок, которые вы и так не планировали читать). Каждое письмо руками переносим в нужную папку (если папки еще нет, создаем в моменте).
Например, мне пришли правки заказчика по статье — я создаю папку с названием этой статьи, и всю переписку по ней буду складывать туда. В итоге у вас получится очень много папок, это нормально.
3. Письмо, которое требует сложного решения, помечаем как непрочитанное и оставляем во «Входящих». И заносим в календарь как задачу, но не на сегодня, а на завтра! Успеть все: 3 простые привычки, которые помогают быть продуктивной и не уставать
4. Все лишнее безжалостно удаляем.
Содержать почту в порядке муторно, но оно того стоит. Эта методика позволяет моментально находить любые письменные договоренности с клиентами и сотрудниками — выглядит почти как магия.
Быстрые дела не планируйте, а делайте
Иногда тайм-менеджмент так увлекает, что хочется запланировать все. Когда, наконец, освоил молоток, все вокруг кажется гвоздями. Это непродуктивно: сама запись и переключение внимания отнимает силы. Поэтому если что-то можно сделать за 2 минуты, просто сделайте это!
Только не увлекайтесь слишком сильно...
Посмотреть эту публикацию в Instagram
Напишите чертов план!
Когда работаешь с крупной задачей или планируешь масштабное событие, голова пухнет от немереного количества деталей. На примере все того же дня рождения у ребенка: заказать шарики, торт, пригласить гостей, а где будем собираться, а у некоторых аллергия, купить подарки за себя и за бабушек, где взять столько денег... Хочется плюнуть на все и порыдать!
В таких случаях полезно разгрузить голову — так же, как с техникой «Сбор». Берем лист и пишем все пункты и вопросы в любом порядке. После этого уже можно составлять план: выделить, что нужно уточнить, что уже можно сделать и кому делегировать (не делать же все одной!).
Метод позволяет снять тревогу, что вы что-то забудете, и увидеть всю картину в целом. Это дает чувство контроля и уверенности, а с ясной головой можно браться и за большие дела.
Самое главное в умении быть продуктивным — это качественный отдых. Все эти техники работают, если у человека есть энергия и задор, которые двигают к результату. Если же вы ощущаете апатию, не стоит загоняться и составлять плотный график. Берегите себя!
Вы прочитали полезную статью — за это надо вознаградить себя и немного поиграть. Тест: пробуем отличить звездных клонов друг от друга
