Пишите письма правильно. Самые грубые ошибки, допускаемые при переписке

Чтобы письмо было точно прочитано, чтобы не попасть в черный ящик и не вызывать раздражение у адресата, стоит знать несколько простых правил.

Ошибка: Отсутствие темы. Не все любят загадки

Тема письма – это то, что любой получатель увидит обязательно. И если тема какая-то мутная, а то и вовсе отсутствует, то письмо может быть не глядя перекинуто в спам.

Темы типа «деловое предложение», «Для вас» или «Пожалуйста, прочтите» — это однозначный бан. Старайтесь написать конкретно и заинтересовать адресата ещё до того, как он сделает выбор..

Ошибка: Таинственный адресат. «Вам письмо от kozirozhika …»

Никогда никто не сможет воспринимать серьезно письма с адресов типа blondonochka@mail.ru, zayka@ya.ru или supermacho@pochta.com. Извините, но это глупо.

Используйте такие адреса для переписки с друзьями, а для работы заведите ящик с собственным именем или фамилией.

Адреса вроде «prodazhi@moyakompaniya.com» или «marketing@moyakompaniya.com» — это конечно серьезно и обоснованно, но... увы, это прямой путь в чёрный список или папку со спамом. Причем они туда уйдут автоматически, потому что любая антиспам-программа именно так их будет расценивать.

Ошибка: Фамильярность. «Ты кто такой, давай, до свидания»

Деловая и даже полу-деловая переписка – это не послания друзей и не «аська». Начинать письмо стоит с вежливой фразы «Здравствуйте» или «Добрый день», а не «Приветик» или «Хай». Спрашивать «Как дела?» тоже вовсе не обязательно.

Ошибка: Слишком много информации. «Кто все эти люди???»

Будьте осторожны, когда отвечаете – нажимаете кнопку «Ответить» !

1) Вы можете сделать ответ массовым. То есть ваш ответ уйдет не только тому человеку, которому он адресован, а всем кому было отправлено это письмо.

2) Многие сервисы сохраняют историю переписки, отправляя её каждый раз, если видите, что письмо стало большим – начните новое.

Еще смешнее, когда присылают письмо со всей историей передвижения информации: директор написал сотруднику, сотрудник передал другому, тот написал адресату, который в итоге узнает слишком много информации.

Если затрагивается новая тема, то это тоже стоит делать в новом письме.

Ошибка: Непонятные вложения. «Как бы чего не вышло»

Если к вашему письму должны прилагаться документы, вложенные файлы, их нужно отправлять с первым письмом (с тем, в котором изложена суть послания). Никогда, никогда не отправляйте по одному файлу в одном письме! Если файлы не помещаются – спросите у «гугла» что такое архиватор (WinRAR, WinZip, 7-Zip, PeaZip).

Если и архив не помещается, спросите у того же «гугла» что такое «файлообменник» ( я, например, пользуюсь rapid.ufanet.ru). И отправьте ссылку, разумеется, объяснив, что это за линк, почему вы отправляете его, и срок хранения файла на обменнике.

Описание вложений – тоже очень важно. Всегда указывайте в письме, что содержится в файле и зачем он. Это позволит адресату находить письмо значительно проще.

Помните, что если письмо с вложением получено от знакомого человека, то адресат ждет объяснения. Если письмо с вложением получено от незнакомого лица, то по правилам безопасности файл вложения следует удалить, не читая и не просматривая, каким бы заманчивым ни было предложение им воспользоваться.

Програмные файлы, рассылаемые таким образом, часто содержат вирусы,
а файлы документов — макровирусы.

Ошибка: Труднодоступность автора

Не вынуждайте собеседника спрашивать о том, как с вами связаться. Иногда требуется более оперативный способ связаться с кем-то, чем электронная почта, и тут-то как раз очень поможет грамотная подпись. Лучшее место для нее – нижний колонтитул.